Las empresas de este sector gastan una media de 200.000 hojas al año, y dependen en exceso de la documentación del formato físico, con un alto coste.

Las empresas del sector de comunicación y PR podrían beneficiarse de un ahorro significativo en su gasto en papel externalizando su gestión de archivos, según Iron Mountain, empresa de gestión documental, protección de datos y recuperación de información. Confiar esta gestión a una compañía especializada ofrecería además un alto nivel de seguridad de los datos de sus clientes, en un sector que maneja cada mes un alto volumen de información confidencial. Estimaciones realizadas por Iron Mountain indican que una agencia, con una plantilla de cien empleados, tiene un gasto anual de papel equivalente a 375 paquetes de 500 hojas Din a4, lo que supone 200.000 hojas al año. Buena parte de este gasto corresponde a fotocopias e impresión de documentos, pero hay un alto porcentaje que procede de recibos, facturas de gastos, acuerdos con clientes, curriculums y documentos corporativos que, todavía, se siguen almacenando en papel. La externalización de archivos supondría un alto porcentaje de ahorro en papel para las agencias de comunicación. Iron Mountain Incorporated ofrece soluciones completas de gestión de archivos, protección de datos y destrucción de la información para afrontar el incremento de costes de almacenamiento, riesgos legales relativos a la normativa vigente y la recuperación de desastres, puesta en marcha en 1951.