Tras determinar la concurrencia de valores históricos que justifican la conservación, la AEPD ha autorizado la solicitud de una organización sindical para conservar datos de sus afiliados y representantes sindicales, con fines históricos. Con carácter general, la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) establece -en su artículo 4.5- que los datos personales deben ser cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados. No obstante, se prevé tanto en la LOPD como en el artículo 9.2 de su Reglamento de desarrollo que, excepcionalmente, la AEPD pueda acordar el mantenimiento íntegro de determinados datos atendiendo a valores históricos, estadísticos o científicos de acuerdo con la legislación específica.
El procedimiento para obtener la autorización de la AEPD para la conservación de datos con fines históricos, científicos o estadísticos se encuentra regulado en el artículo 157 del Reglamento de desarrollo de la LOPD. En él se recogen los aspectos y requisitos que debe contener la solicitud como son: la descripción de los datos que se pretenden conservar; motivar y acreditar la existencia de valores históricos, científicos o estadísticos que justifican la conservación; y exponer detalladamente las medidas a implantar para garantizar los derechos de los ciudadanos.
En esta primera resolución de autorización dictada por la AEPD, se determina la concurrencia de valores históricos que justifican la conservación fundados en las motivaciones aportadas por la organización sindical. Dicha organización ampara su solicitud en lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley del Patrimonio Histórico Español, -“forman igualmente parte del patrimonio documental los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado-”, así como en el hecho de que se trata de una organización sindical fundada en el año 1888 “cuyas actuaciones han formado parte de la historia de España en mayor o menor medida, involucrando en ocasiones a personas que ya forman parte de la historia del país”, y de que “parte fundamental de la organización la constituyen todos aquellos que han formado parte de ella desde el inicio, tanto en puestos de representación como simplemente aquellos que han confiado y apostado por los objetivos perseguidos uniéndose a su causa”.
La resolución dictada por la AEPD recoge asimismo las medidas de seguridad y garantías aportadas por la organización sindical, -en respuesta a las exigencias previstas en el procedimiento de autorización de conservación de datos-, entre las que se señala que “los datos se guardarán y destinarán exclusivamente a fines históricos en el momento en el que el afectado hubiese dejado de formar parte activa de la organización, no habiéndose desligado por ello totalmente de la misma, considerándose necesario este almacenamiento para el mantenimiento y seguimiento de todas las actividades llevadas a cabo por el sindicato y sus afiliados y representantes a lo largo de su historia”. Asimismo, se especifica que “dicho almacenamiento no se producirá cuando el afectado ejercite directamente frente a la confederación su derecho de cancelación conforme a lo establecido por la normativa de protección datos”
